5 taloushallinnon kysymystä kansainvälistyvälle yritykselle

Kirjoittaja: Ville Ojala, Director, CFO & Controlling Services, Staria

Kansainvälistyminen tuo mukanaan kasvumahdollisuuksia – mutta myös taloushallinnon ja hallinnollisen kokonaisuuden monimutkaistumista. Työskentelemme monien kasvuyritysten kanssa, jotka laajentavat toimintaansa useaan maahan. Olemme koonneet usein toistuvat kysymykset ja näkökulmat yhteen.

1. Mitä käytännön askelia kansainvälistyminen vaatii ja kuka auttaa niissä?

Yrityksen perustaminen uuteen maahan edellyttää juridisia, hallinnollisia ja taloudellisia toimenpiteitä:

• Yhtiön perustaminen

• Pankkitilin avaaminen

• Alv-rekisteröityminen

• Paikalliset viranomaisilmoitukset jne.

Monissa maissa yksityiskohtaiset vaatimukset vaihtelevat paljon ja vievät aikaa.

Jo alkuvaiheessa kannattaa miettiä, hoidetaanko kumppanien etsiminen maakohtaisesti itse vai luotetaanko palveluntarjoajaan, joka voi tarjota yhden luukun kautta perustamisen lisäksi kirjanpito-, palkka- ja lakipalveluita useissa maissa. Mikäli yritys hankkii kumppanit eri maihin itse, yrityksen on itse vastattava kumppaniverkoston rakentamisesta, sopimuksista ja jatkuvasta seurannasta, mikä on usein työlästä ja aikaa vievää. Kumppanin kautta saat usein myös varmistetun ja auditoidun verkoston käyttöön.

2. Missä järjestelmissä kirjanpito ja palkanlaskenta kannattaa hoitaa ja miten data saadaan kasaan?

Tyypillisesti ensimmäinen ulkomainen tytäryhtiö aloittaa toimintansa paikallisen kumppanin käyttämässä taloushallinnon järjestelmässä. Kansainvälisten toimintojen vasta käynnistyessä paikallisten järjestelmien käyttö voi olla täysin perusteltua. Näin päästään nopeasti alkuun ilman suuria investointeja. Tämä vaatii kuitenkin raportointivaiheessa yhdistelyä ja manuaalista työtä, johon on syytä varautua.

Kun laajentuminen jatkuu useampaan maahan, järjestelmävalintoihin ja datan hallintaan kannattaa ottaa pidemmän tähtäimen näkökulma. Tässä vaiheessa kannattaa harkita investointia yhteen ERP-järjestelmään, joka kattaa kaikki konsernin toimintamaat. Yhtenäinen alusta kirjanpidolle mahdollistaa monia tehokkuushyötyjä ja tiedolla johtamisen kehittymistä myöhemmin. Yhtenäinen kirjanpitomalli, tilikartta, dimensiorakenne ja integraatiot tukevat tehokasta seurantaa ja raportointia.

Raportointityökalujen avulla voidaan yhdistää eri lähteistä tulevaa tietoa, mutta on tärkeää suunnitella raportoinnin rakenne ja aikataulu.

3. Miten raportointia kannattaa kehittää kansainvälisen kasvun edetessä?

Kansainvälistyminen muuttaa raportointitarpeita. Johdon, hallituksen ja sijoittajien odotukset kasvavat – ei vain lukujen tasolla, vaan myös niiden tulkittavuuden ja ajantasaisuuden suhteen.

Yhtenäinen raportointimalli voi olla tavoitteena, mutta on tärkeämpää tunnistaa, mitä liiketoiminnan mittareita seurataan, miten usein ja mistä lähteistä. Tiedolla johtaminen ei ole vain raporttien tuottamista, vaan olennaisen viestin perille saamista, laadukkaan tietoon pohjautuvan keskustelun tukemista sekä yhtä lailla myös datan oikeellisuuden ja rakenteen varmistamista.

Kansainvälinen kasvu vaatii usein myös uutta tapaa jäsentää tietoa: liiketoimintayksiköittäin, maittain tai esimerkiksi asiakkuus- ja tuotekategorioittain. Tiedolla johtamista kehitetään tyypillisesti vaiheittain, tiedolla hyödyntäminen kehittyy ja organisaation kyky omaksua uutta tietoa kasvaa asteittain kehitystyön rinnalla.

4. Miten konsernirakenne, sisäiset transaktiot ja verotus liittyvät toisiinsa?

Konsernirakenne tuo mukanaan konsernin sisäisiä transaktioita – ja samalla verotuksellisia kysymyksiä. On tärkeää miettiä etukäteen:

• Millainen rooli kullakin yhtiöllä on?

• Mitä palveluita tai tuotteita siirretään konsernin sisällä?

• Miten verotettava tulos muodostuu eri maissa?

Paikalliset veroviranomaiset ovat kiinnostuneita siitä, että veroraportointi ja verojen maksu tehdään lainmukaisuutta noudattaen. Siirtohinnoittelu, dokumentaatio ja transaktiomallit kannattaa suunnitella etupainotteisesta, koska sillä ehkäistään myöhempiä haasteita.

Siirtohinnoittelun avulla määritetään saman konsernin sisällä juridisesti erillisten yritysten välillä käytettävät hinnat. Pienemmät konsernit on vapautettu vuosittaisesta lakisääteisestä velvoitteesta laatia dokumentaatio, jolla todistetaan hinnoittelun markkinaehtoisuus. Tästä voi seurata se, että asiaa ei pohdita lainkaan, joka taas voi johtaa kohonneeseen veroriitojen todennäköisyyteen, korkeampaan kassaveroasteeseen sekä ikäviin löydöksiin yrityskauppatilanteissa. Vaikka dokumentaation laatimisvelvollisuutta ei olisi, se ei poista velvollisuutta toteuttaa konsernin sisäinen hinnoittelu ja veloitukset hyväksyttävällä tavalla.

Lue lisää siirtohinnoittelusta Alderin Siirtohinnoittelun ABCstä.

5. Millainen talousorganisaatio ja kumppaniverkosto tukevat kasvua parhaiten?

Kansainvälistyvä yritys tarvitsee vaiheittain erilaista talousosaamista. Ensin voi riittää kevyt malli ulkoistetun kirjanpidon ja palkanlaskennan kautta. Tällaiset palvelut skaalautuvat tehokkaasti ja mahdollistavat mm. sijaisjärjestelyt sekä paikallisten vaatimusten täyttämisen ilman omaa tiimiä.

Kasvun myötä osa-aikainen controller tai CFO voi auttaa rakentamaan raportointia, kehittämään kansainvälistyvän toiminnan prosesseja ja tukemaan hallitustason tarpeita. Tämä voi olla kustannustehokas ja joustava ratkaisu ennen kokoaikaisen henkilön palkkaamista. Hyvä ulkoinen resurssi voi myös varmistaa sujuvan siirtymän, kun oma henkilö rekrytoidaan. Parhaimmillaan yrityksen omat talousosaajat ja ulkoiset asiantuntijat, kuten controller tai CFO, muodostavat saumattoman yhteistyön. Ulkoinen asiantuntija tuo osaamista ja resursseja sellaisiin tehtäviin, joita kulloinkin tarvitaan yrityksen kehityksen eri vaiheissa.

Kansainvälistyminen on enemmän kuin uuden markkinan avaaminen

Kansainvälistyminen tarkoittaa myös valintoja järjestelmistä, kumppaneista, raportoinnista ja verorakenteesta. Kun perusta rakennetaan oikein alussa, voidaan kasvaa nopeammin ja hallitummin jatkossa.

Oletko suunnittelemassa kansainvälistymistä tai rakentamassa taloustiimiä useamman maan ympärille? Autamme yrityksiä operoimaan useassa maassa tehokkaasti – yhdistämällä taloushallinnon käytännön tuen, järjestelmäymmärryksen ja kasvua tukevan suunnittelun.

Ota meihin yhteyttä!