5 vinkkiä strategiseen ERP-projektiin talousjohtajalle

Kirjoittaja: Ville Ojala, Director, CFO & Controlling Services, Staria

ERP-projekti ei ole pelkkä teknologiapäätös – se on koko organisaation kehityspolku, joka tarjoaa talousjohtajalle (CFO) ainutlaatuisen mahdollisuuden uudistaa taloustoimintoa ja rakentaa strateginen CFO Office tulevaisuutta varten. CFO Office viittaa yrityksen talousjohtajan vastuulla olevaan taloushallinnon kokonaisuuteen, joka kattaa taloudellisen johtamisen, suunnittelun ja raportoinnin lisäksi myös talouden strategisen roolin liiketoiminnan tukena.

Moderni talousfunktio ei enää vain raportoi menneestä – siltä odotetaan ennakoivaa, dataohjattua johtamista, joka tukee koko organisaation päätöksentekoa. ERP-järjestelmä on vain yksi työkalu tässä muutoksessa. Todellinen arvo syntyy siitä, miten uusi järjestelmä yhdistetään ihmisiin, prosesseihin ja liiketoiminnan tavoitteisiin.

Tässä blogissa esitellään 5 vinkkiä onnistuneeseen ERP-projektiin CFO:n näkökulmasta. Blogi tarkastelee, miten ERP-projektin avulla voidaan rakentaa tulevaisuuden talousorganisaatio, kehittää yhtenäisiä prosesseja ja murtaa vanhoja siiloutuneita toimintamalleja. Keskiössä on CFO:n rooli muutoksen mahdollistajana ja johtajana.

1. Luo visio CFO Officen tulevaisuudesta

Jokainen ERP-projekti on muutosmatka. Jotta se voi onnistua, CFO:n on ensin vastattava kysymykseen: millainen talousorganisaatio haluamme olla kahden tai kolmen vuoden kuluttua?

CFO Office ei ole enää vain lakisääteisten vaatimusten ja raportoinnin keskus. Se on tulevaisuudessa strateginen liiketoiminnan kumppani, joka tarjoaa näkemyksiä, ohjaa resursseja ja rakentaa tiedolla johtamisen kyvykkyyksiä. Vision luominen ei tarkoita vain korkealentoista tavoitetta – sen pohjalta rakennetaan konkreettinen roadmap, joka ohjaa kehitystyötä: mitä tehdään, milloin ja kenen toimesta.

Visio auttaa myös priorisoimaan. Kehitystyö ei koske vain järjestelmiä, vaan koko CFO Officen toimintamallia:

• Minkälaista osaamista tarvitaan?

• Mitkä prosessit automatisoidaan, mitkä uudistetaan?

• Miten taloustiimi palvelee liiketoimintaa kansainvälisessä ympäristössä?

ERP toimii mahdollistajana, mutta muutos tapahtuu ihmisissä ja toimintatavoissa.

2. Tunnista nykytila ja määrittele tavoitteet ERP-hankkeelle

Vision rinnalla tarvitaan rehellinen katsaus nykytilaan. Missä ollaan nyt? Millaisia järjestelmiä, prosesseja ja käytäntöjä CFO Office käyttää tällä hetkellä? Mitkä toiminnot kuormittavat tiimiä, mitkä ovat jo nyt tehokkaita? Onko raportointi manuaalista, siiloutunutta tai hidasliikkeistä? Entä miltä osaamisen taso näyttää – löytyykö tiimistä riittävä kyvykkyys toimia tulevassa ERP-ympäristössä?

ERP-hankkeen alkuvaiheessa on kriittistä tunnistaa, mitä halutaan saavuttaa. Näitä tavoitteita ei tule jättää pelkiksi ylätason toiveiksi – niiden on liityttävä liiketoiminnan todellisiin tarpeisiin ja konkreettisiin KPI-mittareihin. Esimerkiksi:

• Nopeampi kuukausikatko (time-to-close)

• Parempi näkyvyys kassavirtaan

• Vähemmän manuaalisia kirjauksia

• Ajantasainen ja rakenteellinen konserniraportointi

Tavoitteiden määrittely ei rajoitu teknologiaan. Kehitystä on vietävä eteenpäin myös osaamisessa, tiimin toimintatavassa ja yhteistyössä muiden yksiköiden kanssa. Onnistunut ERP-projekti uudistaa samalla CFO Officen koko toimintamallin – eikä vain järjestelmäympäristöä.

3. Ymmärrä muutoksen laajuus – ei pelkkä teknologiahanke

ERP:n käyttöönotto muuttaa enemmän kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. Vaikka kyseessä on järjestelmäprojekti, vaikutukset ulottuvat syvälle organisaation rakenteisiin, rooleihin ja työtapoihin. CFO:lle tämä tarkoittaa, että ERP on myös muutosjohtamisen projekti – ja taloustiimin on oltava valmis tukemaan koko yrityksen läpi menevää muutosta.

ERP muokkaa tapaa, jolla ostamme, myymme, laskutamme, seuraamme projekteja, analysoimme taloutta ja raportoimme johdolle. Monesti vanhat prosessit eivät enää sellaisenaan sovi uuteen järjestelmään – tai eivät yksinkertaisesti ole enää tarpeeksi tehokkaita. Tässä kohtaa CFO:n rooli on ratkaiseva:

• Osallistetaan liiketoimintaa ja muuta organisaatiota jo suunnitteluvaiheessa

• Tehdään näkyväksi, miten uudet prosessit vaikuttavat eri rooleihin

• Roolitetaan ja nimetään muutosagentit ja superuserit, jotka toimivat uuden toimintamallin tukijoina

Yksi käytännön työkalu on vaikutusarvio (impact assessment), jossa kartoitetaan, miten eri käyttäjäryhmien työnkuvat muuttuvat. Esimerkiksi: mitä tapahtuu ostoreskontran roolille, kun manuaalinen käsittely vähenee ja järjestelmä automatisoi aiemmat tehtävät? Onko tarve muotoilla rooli uudelleen tai kehittää osaamista?

CFO:n tehtävä on pitää huolta siitä, että muutosta ei johdeta vain ylhäältä, vaan että se toteutuu myös arjen käytännöissä.

4. Datanhallinta ja tiedolla johtaminen ERP:n ytimessä

ERP-järjestelmän käyttöönotto on erinomainen hetki pysähtyä datan äärelle – ja rakentaa perusta tulevalle tiedolla johtamiselle. Datan laatu ja rakenne määrittävät sen, kuinka hyvin pystyt seuraamaan liiketoimintaa, tekemään päätöksiä ja reagoimaan muutoksiin.

Kasvavassa ja kansainvälistyvässä yhtiössä datan merkitys korostuu entisestään. Kun toimitaan useassa maassa ja valuutassa, datan on oltava yhtenäistä, luotettavaa ja helposti yhdistettävissä. Tämä tarkoittaa, että CFO:n vastuulla on ottaa omistajuus keskeisistä datarakenteista – kuten tilikartasta, projektirakenteista, kustannuspaikoista ja asiakas-/toimittajamastereista.

Datanhallinta ei kuitenkaan ole pelkkää teknistä toteutusta. Se on myös toimintakulttuurin ja yhteistyön kysymys:

• Kuka vastaa datan oikeellisuudesta?

• Onko datan ylläpito keskitettyä vai hajautettua?

• Miten varmistetaan, että eri tiimit ymmärtävät datan merkityksen ja käyttävät sitä johdonmukaisesti?

Hyvin suunniteltu ja hallittu data mahdollistaa raportoinnin, analytiikan ja automaation, jotka vievät CFO Officen seuraavalle tasolle. Ilman laadukasta dataa hienoin ERP-järjestelmäkin jää vajaakäytölle.

5. Rakenna kestävää muutosta – tiimi, koulutus ja kumppanit

ERP-hankkeen onnistuminen ei pääty käyttöönottopäivään. Todellinen hyöty syntyy vasta, kun järjestelmää käytetään suunnitellulla tavalla – ja käyttäjät ovat sitoutuneet uuteen toimintamalliin. Tässä kohtaa korostuu jatkuvan tuen ja koulutuksen merkitys.

Talousorganisaation kannattaa suunnitella roolit uudelleen jo projektin aikana. Tarvitaanko uusia vastuualueita, kuten järjestelmäpääkäyttäjiä (NetSuite Admin), datan omistajia tai analytiikkaosaajia? Samalla voi olla järkevää siirtyä selkeämpään tiimimalliin, jossa esimerkiksi konserniraportointi, liiketoimintakumppanuus ja compliance-tehtävät erotetaan omiksi kokonaisuuksikseen.

Koulutuksen osalta on tärkeää varautua siihen, että oppiminen ei tapahdu yhdellä istumalla:

• Tarvitaan vaiheistettua, roolikohtaista koulutusta

• Käyttäjille tulisi tarjota sekä interaktiivisia sessioita että on-demand-materiaaleja

• Superuser-verkosto on avainasemassa – he voivat kouluttaa, sparrata ja tukea tiimiä käytännön arjessa

CFO:n tehtävä on varmistaa, että muutokselle on riittävästi resursseja ja osaamista – ja ettei taloustiimi jää yksin. Kumppanin valinnassa kannattaa painottaa kokemusta nimenomaan kasvuyhtiöiden ERP-projekteista. Paras kumppani ei tarjoa vain järjestelmätoteutusta, vaan toimii myös taloustoiminnon sparraajana muutoksen kaikissa vaiheissa.

ERP on enemmän kuin järjestelmä – se on strateginen mahdollisuus CFO:lle

ERP-projekti ei ole vain välttämätön investointi tai IT-hanke. Se on mahdollisuus. Se on tilaisuus rakentaa uusi, skaalautuva ja datavetoisesti toimiva CFO Office, joka tukee kasvua ja kansainvälistymistä. Kun CFO ottaa aktiivisen roolin vision määrittelyssä, nykytilan analyysissä ja muutosjohtamisessa, hän voi muuttaa ERP-projektin strategiseksi voitoksi.

Teknologia toimii mahdollistajana – mutta todellinen transformaatio tapahtuu, kun järjestelmä, ihmiset ja toimintatavat kehittyvät yhdessä. Juuri tämä tekee ERP:stä yhden CFO:n tärkeimmistä työkaluista tulevaisuuden rakentamisessa.