Qbtech framtidssäkrar sin tillväxt med NetSuite

Qbtech

Grundat
2002

Affärsområde
Medtech

Lösningar
NetSuite ERP

Webbsida
https://qbtech.com/

Resultatinriktad ADHD-vård genom banbrytande teknik 

Qbtech, global marknadsledare inom ADHD-teknologi, erbjuder tester som är både CE-märkta och FDA-godkända som stöd vid bedömning och utvärdering av ADHD hos personer i åldern 6 till 60 år. Företaget är verksamt i 14 länder och har kontor i Sverige, Storbritannien, Tyskland och USA. Under 2024 nådde Qbtech en viktig milstolpe då bolaget hade stöttat en miljon patienter med sina tester. Deras flaggskeppsprodukt QbTest är den första och enda digitala teknologin som rekommenderats av National Institute for Health and Care Excellence (NICE), vilket markerar ett betydande genombrott inom ADHD-diagnostik och en viktig milstolpe för Qbtech.

Ett komplext landskap av globala verksamheter och system

Qbtech stod inför en utmaning på grund av decentraliserade system, vilket gjorde det svårt för dem att effektivt skala finansfunktionen. Den tidigare systemmiljön präglades av fragmenterad data, vilket försvårade datainsamlingen och orsakade förseningar i rapporteringen. Dessa ineffektiviteter krävde återkommande manuella insatser, vilket ökade driftkostnaderna och minskade produktiviteten. Avsaknaden av standardiserade processer mellan länder skapade även operativa silos och försvårade ytterligare skalbarheten. Dessutom bidrog tidsskillnader mellan olika tidszoner med en ytterligare komplexitetsfaktor.

Med insikten om behovet av en enhetlig och skalbar lösning för att möta tillväxtmålen, påbörjade teamet på Qbtech arbetet med att hitta ett ERP-system som kunde konsolidera deras struktur med flera enheter och regioner till en samlad plattform med en gemensam huvudbok. Istället för att hantera separata system i varje land ville de effektivisera sina globala operationer genom en enhetlig och skalbar lösning. Valet föll på NetSuite, och för att säkerställa en smidig implementering valde Qbtech att samarbeta med Staria, vars expertis och beprövade metoder blev avgörande i övergången.

Andreas Nilsson, CFO på Qbtech, reflekterar över processen:

När jag ser tillbaka var våra operationer ganska fragmenterade över olika länder på grund av decentraliserade system, vilket hindrade oss från att skala effektivt. Att åtgärda detta blev en prioritet för teamet, som satte igång sökandet efter ett enhetligt och skalbart ERP-system. Denna process påbörjades innan jag tillträdde min roll som CFO på Qbtech, och jag är mycket nöjd med teamets beslut att välja NetSuite.

En smidig övergång till NetSuite

Implementeringsprojektet började i mars 2023, och i januari 2024 firades en framgångsrik go-live. Under hela processen samarbetade Starias team tätt med Qbtech för att säkerställa en smidig övergång och snabbt lösa eventuella utmaningar.

”Samarbetet med Staria var utmärkt och hela projektet präglades av agilitet. Jag anslöt till teamet mitt under projektet, efter analysfasen, vilket krävde att jag snabbt satte mig in i allt. Starias team var mycket hjälpsamma – de arbetade flexibelt och professionellt, även när kraven förändrades och lanseringsdatumet sköts upp. Vi hade en nära dialog under hela implementeringsprocessen. Deras förmåga att anpassa sig till våra föränderliga behov och leverera skräddarsydda lösningar var avgörande för att vi nådde våra mål. Jag kan varmt rekommendera Staria för deras pålitlighet och exceptionella kundfokus,” säger Nilsson.

Katja Louhema-Santasärkkä, projektledare på Staria, delar sina tankar om projektet och nyckelfaktorerna bakom det framgångsrika samarbetet: 

God kommunikation är avgörande för ett lyckat implementeringsprojekt. Öppna diskussioner gör det möjligt att kombinera Starias perspektiv och bästa praxis inom NetSuite med kundens djupa förståelse för sina egna operationer. Tillsammans säkerställer vi att lösningen är optimalt anpassad till kundens behov. Detta samarbetssätt var tydligt i projektet med Qbtech.

Klarhet och bättre insyn med ett centraliserat system

Sedan NetSuite implementerades har teamet på Qbtech upplevt tydliga förbättringar i sina dagliga processer. Det centraliserade systemet har effektiviserat både den operativa hanteringen och rapporteringen, vilket ger en stabil grund för fortsatt tillväxt. Nilsson beskriver de tidigare utmaningarna och vinsterna efter implementeringen:

”Innan vi hade NetSuite saknade vi ett ordentligt system för att kartlägga våra kunder. Våra kunder består i huvudsak av läkare, kliniker och ibland hela regioner med flera enheter. NetSuites anpassade segment har varit avgörande för att förstå våra kunder och hur de är organiserade. Tidigare fick vi förlita oss på en komplicerad Excel-fil.”

För att ytterligare stödja tillväxt och automatisering implementerade Qbtech även ZoneBilling – ett flexibelt fakturerings- och intäktsystem som är helt integrerat i NetSuite och hanterar hela order-to-cash-processen. ”Jag är verkligen glad över att ha faktureringsmodulen på plats. Den gör det möjligt att bryta ner intäkterna och få bättre insikt i våra kundrelationer,” tillägger Nilsson.

Han avslutar: ”Nu, ett år efter lanseringen, befinner vi oss i en stabilare fas där helheten börjar falla på plats. Att anpassa sig till ’NetSuite-sättet’ att arbeta har tagit tid – det är en omställning från våra tidigare metoder. Men det är förväntat att en sådan övergång tar tid, och Staria har har varit ett viktigt stöd även efter lanseringen. Vi känner oss trygga med den effektivitet och insyn vi nu har, och vi är övertygade om att NetSuite kommer att spela en nyckelroll i vår fortsatta tillväxt.”